הסכימו על הפרויקט לפני התמונה הראשונה
החליטו מה נחשב פרויקט בצוות: אתר, ביקור אצל לקוח או עבודה מוגדרת. השתמשו באותו כלל בכל הצוותים. שם פרויקט ברור יכול לכלול מזהה עבודה ושם אתר. אל תיצרו איות חדש לאותו פרויקט בכל פעם שאדם אחר מבקר בו.
השתמשו בקבוצה קטנה של מזהים אחידים
הכניסו להערה או לחותמת את הפרטים שמבדילים בין תמונות דומות: יחידה, ציוד, שלב עבודה ומצב נוכחי. הסכימו על מונחים רגילים כמו ״לפני״, ״בביצוע״ ו״הושלם״. אל תשתמשו ב״הושלם״ לתמונה שמראה הגעה בלבד. ניסוח אחיד עוזר לבודק להבין את הרישום גם אם לא היה באתר.
הפכו את בדיקת ההעלאה לחלק מהמסירה
בשימוש ב-Timeprint TeamSpace, ודאו את הצוות והפרויקט שנבחרו לפני שליחת תמונות. בסיום ביקור בדקו אם הרישומים הצפויים זמינים לצוות. אם העברה לא הסתיימה, שמרו את הקבצים המקומיים ופעלו לפי תהליך הניסיון החוזר באפליקציה במקום להניח שהמשרד כבר קיבל אותם.
- בדקו את הצוות והפרויקט הרצויים.
- בדקו את מצב ההעברה לאחר הצילום.
- ודאו שהתמונות החשובות מופיעות ברישום הצוות.
- עדכנו את האדם הבא על כל רישום חסר או לא שלם.
הכינו קבוצה ממוקדת לאדם הבא
שמרו על סדר ברישומי המקור הרחבים, ואז בחרו את התמונות הדרושות לבדיקה המסוימת. מסירה ללקוח והיסטוריית תחזוקה פנימית אינן חייבות להיות זהות. כללו מספיק הקשר לאיתור העבודה, להסבר השינוי ולזיהוי מה שעדיין פתוח. בדקו חברות בצוות וקישורים משותפים כשהאחריות לעבודה משתנה.