हर उपलब्ध फ़ील्ड से नहीं, पढ़ने वाले से शुरू करें
अगले व्यक्ति को रिकॉर्ड पहचानने के लिए क्या चाहिए, सोचें। रखरखाव फोटो को उपकरण नंबर और कार्रवाई नोट चाहिए हो सकता है। कई साइट की सफाई रिकॉर्ड को यूनिट और काम का चरण चाहिए हो सकता है। तारीख और स्थान पढ़ने लायक रखें, फिर काम के खास सवाल का जवाब देने वाला विवरण जोड़ें। ज़्यादा फ़ील्ड अपने आप बेहतर रिकॉर्ड नहीं बनाते।
छोटी साझा शब्दावली रखें
टीम में प्रोजेक्ट नाम, उपकरण पहचान और स्थिति के शब्द तय करें। “जाँचा”, “ठीक किया” और “समीक्षा बाकी” जैसे शब्दों का अर्थ एक रखें। टेम्पलेट याद दिला सकता है कि क्या भरना है, लेकिन फोटो लेने वाले को उस विज़िट के सही नोट खुद भरने होंगे।
असली दृश्य पर जानकारी जाँचें
इस्तेमाल किए जाने वाले Timeprint लेआउट से नमूना लें। उसे फोन और, ज़रूरत हो तो, एक्सपोर्ट रिपोर्ट में देखें। उजला और अँधेरा दोनों बैकग्राउंड जाँचें। जानकारी पढ़ने योग्य हो और जाँचे जा रहे हिस्से को न छिपाए। ऐप के उपलब्ध विकल्पों से आकार या जगह बदलें।
- प्राप्तकर्ता समय और तारीख पढ़ सकता है?
- स्थान सही काम का क्षेत्र बताता है?
- उपकरण या काम पहचान छोटी और समझने योग्य है?
- लोगो असली काम के लिए पर्याप्त जगह छोड़ता है?
प्रारूप शेयर करें और समय-समय पर देखें
Timeprint फोटो जानकारी टेम्पलेट शेयर करने देता है। टीम को एक जैसा शुरुआती आधार दें, फिर पहले काम के बाद कुछ असली रिकॉर्ड देखें। जिन फ़ील्ड का कोई उपयोग न करे उन्हें हटाएँ और जिन्हें लोग अलग समझते हैं उन्हें स्पष्ट करें। हर फोटो को भरा हुआ फॉर्म बनाने के बजाय टेम्पलेट को काम के रिकॉर्ड पर केंद्रित रखें।