Aloita lukijasta, älä kaikista kentistä
Mieti, mitä seuraava henkilö tarvitsee kirjauksen tunnistamiseen. Huoltokuva voi tarvita laitenumeron ja toimimuistiinpanon. Usean kohteen siivouskirjaus voi tarvita tilan ja työvaiheen. Pidä päivämäärä ja sijainti luettavina ja lisää sitten työn täsmälliseen kysymykseen vastaavat tiedot. Useammat kentät eivät automaattisesti paranna kirjausta.
Käytä pientä yhteistä sanastoa
Sopikaa projektinimistä, laitetunnisteista ja tilasanoista tiimissä. Käyttäkää sanoja ”tarkistettu”, ”korjattu” ja ”odottaa tarkastelua” aina samassa merkityksessä. Pohja voi muistuttaa täytettävistä tiedoista, mutta kuvaajan pitää silti kirjoittaa käynnin tiedot oikein.
Testaa merkintää oikeissa näkymissä
Ota mallikuva aiotulla Timeprint-asettelulla. Tarkista se puhelimessa ja tarvittaessa viedyssä raportissa. Kokeile vaaleaa ja tummaa taustaa. Merkinnän pitää olla luettava peittämättä tarkastettavaa aluetta. Muuta kokoa tai paikkaa sovelluksen vaihtoehdoilla.
- Pystyykö vastaanottaja lukemaan aikaleiman?
- Tunnistaako sijainti oikean työalueen?
- Onko laite- tai tehtävätunniste lyhyt ja tunnistettava?
- Jättääkö logo riittävästi tilaa itse työlle?
Jaa muoto ja tarkista sitä ajan mittaan
Timeprint tukee merkintäpohjien jakamista. Anna työkavereille yhteinen lähtökohta ja tarkista pieni joukko todellisia kirjauksia ensimmäisen työn jälkeen. Poista käyttämättömät kentät ja selvennä eri tavoin tulkittuja kenttiä. Pidä pohja työasioiden kirjaamisessa tekemättä jokaisesta kuvasta täyttä lomaketta.