Bắt đầu từ người đọc, không phải mọi trường có sẵn
Xem người tiếp theo cần gì để nhận diện hồ sơ. Ảnh bảo trì có thể cần mã thiết bị và ghi chú thao tác. Hồ sơ vệ sinh nhiều địa điểm có thể cần số căn và giai đoạn. Giữ ngày và vị trí dễ đọc, rồi thêm chi tiết trả lời câu hỏi cụ thể của công việc. Nhiều trường hơn không tự động tạo hồ sơ tốt hơn.
Dùng một nhóm từ chung đơn giản
Thống nhất tên công trình, mã thiết bị và từ chỉ trạng thái trong đội. Giữ nghĩa nhất quán cho “đã kiểm tra”, “đã sửa”, “chờ xem xét”. Mẫu giúp nhắc cần điền gì, nhưng người chụp vẫn phải nhập ghi chú chính xác cho lần làm đó.
Thử mẫu trên cảnh thực tế
Chụp thử với bố cục Timeprint định dùng. Xem trên điện thoại và trong báo cáo xuất nếu có. Kiểm tra cả nền sáng lẫn tối. Phần thông tin phải dễ đọc mà không che khu vực cần kiểm tra. Đổi kích thước hoặc vị trí bằng các tùy chọn trong ứng dụng.
- Người nhận có đọc được ngày giờ không?
- Vị trí có xác định đúng khu vực làm việc không?
- Mã thiết bị hoặc công việc có ngắn và dễ nhận ra không?
- Logo có chừa đủ chỗ để thấy công việc thực tế không?
Chia sẻ mẫu và xem lại sau một thời gian
Timeprint hỗ trợ chia sẻ mẫu thông tin. Dùng mẫu làm điểm bắt đầu chung cho đồng đội, rồi xem một số hồ sơ thực tế sau công việc đầu tiên. Bỏ trường không ai dùng và làm rõ trường dễ hiểu khác nhau. Giữ mẫu tập trung vào hồ sơ công việc, tránh biến mỗi ảnh thành biểu mẫu chật kín.