Thống nhất công trình trước ảnh đầu tiên
Xác định trong đội, một công trình là địa điểm, lần đến khách hàng hay một công việc cụ thể. Áp dụng cùng quy tắc cho các tổ. Tên rõ ràng có thể gồm mã công việc và tên địa điểm. Tránh mỗi lần người khác đến lại viết cùng công trình theo cách mới.
Dùng một số mã tham chiếu nhất quán
Đưa chi tiết giúp phân biệt ảnh giống nhau vào ghi chú hoặc phần thông tin: căn, thiết bị, giai đoạn và trạng thái hiện tại. Thống nhất từ quen thuộc như “trước”, “đang làm”, “đã xong”. Không dùng “đã xong” cho ảnh chỉ thể hiện lúc đến. Cách ghi nhất quán giúp người chưa đến hiện trường vẫn hiểu hồ sơ.
Đưa kiểm tra tải lên vào bước bàn giao
Khi dùng Timeprint TeamSpace, xác nhận đội và công trình đã chọn trước khi gửi ảnh. Cuối mỗi lần đến, kiểm tra đội đã xem được các hồ sơ cần có chưa. Nếu còn tệp chưa truyền xong, giữ tệp trên máy và làm theo bước thử lại của ứng dụng, thay vì cho rằng văn phòng đã nhận.
- Kiểm tra đúng đội và công trình cần gửi.
- Xem trạng thái truyền sau khi chụp.
- Xác nhận ảnh quan trọng xuất hiện trong hồ sơ đội.
- Báo cho người tiếp theo về hồ sơ thiếu hoặc chưa hoàn tất.
Chuẩn bị bộ ảnh đúng trọng tâm cho người tiếp theo
Giữ hồ sơ nguồn đầy đủ được sắp xếp gọn, rồi chọn ảnh cần cho lần xem cụ thể. Bộ bàn giao khách và lịch sử bảo trì nội bộ không nhất thiết giống nhau. Cung cấp đủ bối cảnh để tìm chỗ làm, giải thích thay đổi và xác định việc còn tồn. Xem lại thành viên và liên kết chia sẻ khi trách nhiệm công việc thay đổi.