Zacznij od odbiorcy, nie od wszystkich dostępnych pól
Zastanów się, czego następna osoba potrzebuje do rozpoznania wpisu. Zdjęcie konserwacyjne może wymagać numeru urządzenia i notatki o czynności. Dokumentacja sprzątania kilku obiektów może potrzebować lokalu i etapu pracy. Zachowaj czytelną datę i lokalizację, a następnie dodaj szczegóły odpowiadające na konkretne pytanie związane z zadaniem. Więcej pól nie tworzy automatycznie lepszej dokumentacji.
Używaj niewielkiego wspólnego słownika
Uzgodnijcie w zespole nazwy projektów, oznaczenia sprzętu i określenia stanu. Zachowujcie to samo znaczenie słów takich jak „sprawdzone”, „naprawione” i „oczekuje na ocenę”. Szablon może przypominać, co wpisać, ale osoba robiąca zdjęcie nadal musi wprowadzić dokładne notatki z danej wizyty.
Przetestuj oznaczenie na rzeczywistych ujęciach
Zrób próbne zdjęcie z układem Timeprint, którego zamierzasz używać. Sprawdź je na telefonie i, jeśli to istotne, w wyeksportowanym raporcie. Przetestuj jasne i ciemne tło. Oznaczenie powinno być czytelne bez zasłaniania kontrolowanego obszaru. Zmień rozmiar lub położenie układu za pomocą opcji dostępnych w aplikacji.
- Czy odbiorca może odczytać datę i godzinę?
- Czy lokalizacja wskazuje właściwy obszar pracy?
- Czy oznaczenie urządzenia lub zadania jest krótkie i rozpoznawalne?
- Czy logo pozostawia dość miejsca na samą pracę?
Udostępnij format i okresowo go przeglądaj
Timeprint umożliwia udostępnianie szablonów znaków wodnych. Daj w ten sposób współpracownikom wspólny punkt wyjścia, a po pierwszym zadaniu przejrzyj kilka rzeczywistych wpisów. Usuń pola, których nikt nie używa, i doprecyzuj te, które są różnie rozumiane. Skup szablon na dokumentacji pracy, zamiast zmieniać każde zdjęcie w przeładowany formularz.