Utamakan pembaca semasa memilih medan
Tanya maklumat yang diperlukan oleh orang seterusnya untuk mengenal pasti rekod. Foto penyelenggaraan mungkin memerlukan nombor aset dan nota tindakan. Rekod pembersihan di beberapa tapak mungkin memerlukan unit dan peringkat kerja. Pastikan tarikh dan lokasi mudah dibaca, kemudian tambah butiran yang menjawab soalan khusus kerja tersebut. Lebih banyak medan tidak semestinya menghasilkan rekod yang lebih baik.
Gunakan istilah bersama yang ringkas
Persetujui nama projek, rujukan peralatan dan istilah status dalam pasukan. Pastikan istilah seperti “disemak”, “dibaiki” dan “menunggu semakan” membawa maksud yang sama. Templat boleh mengingatkan orang tentang medan yang perlu diisi, tetapi orang yang mengambil foto tetap perlu memasukkan nota tepat untuk lawatan itu.
Uji tera pada keadaan sebenar
Ambil foto contoh dengan susun atur Timeprint yang hendak digunakan. Semak pada telefon dan, jika berkaitan, dalam laporan yang dieksport. Cuba latar belakang cerah dan gelap. Tera mesti mudah dibaca tanpa menutup kawasan yang diperiksa. Ubah saiz atau kedudukan menggunakan pilihan yang tersedia dalam aplikasi.
- Bolehkah penerima membaca cap masa?
- Adakah lokasi mengenal pasti kawasan kerja yang betul?
- Adakah rujukan aset atau tugasan ringkas dan mudah dikenal pasti?
- Adakah logo meninggalkan ruang yang cukup untuk menunjukkan kerja sebenar?
Kongsi format dan semak dari semasa ke semasa
Timeprint menyokong perkongsian templat tera air. Gunakannya untuk memberi rakan sepasukan format permulaan yang konsisten, kemudian semak beberapa rekod sebenar selepas kerja pertama. Buang medan yang tidak digunakan dan jelaskan medan yang ditafsir secara berbeza. Pastikan templat tertumpu pada rekod kerja supaya setiap foto tidak menjadi borang yang terlalu padat.