Tetapkan projek sebelum foto pertama
Tentukan maksud projek dalam pasukan anda: sebuah tapak, lawatan pelanggan atau kerja tertentu. Gunakan peraturan yang sama untuk semua kumpulan kerja. Nama projek yang jelas boleh merangkumi rujukan kerja dan nama tapak. Elakkan ejaan baharu bagi projek yang sama setiap kali orang lain datang melawat.
Gunakan beberapa rujukan yang konsisten
Masukkan butiran yang membezakan foto serupa dalam nota atau tera air: unit, aset, peringkat kerja dan status semasa. Persetujui istilah biasa seperti “sebelum”, “sedang dijalankan” dan “selesai”. Jangan gunakan “selesai” pada foto yang hanya menunjukkan ketibaan. Istilah yang konsisten membantu penyemak memahami rekod walaupun tidak pernah berada di tapak.
Jadikan semakan muat naik sebahagian daripada penyerahan
Apabila menggunakan Timeprint TeamSpace, sahkan pasukan dan projek yang dipilih sebelum menghantar foto. Pada akhir lawatan, semak sama ada pasukan sudah dapat mengakses rekod yang diperlukan. Jika pemindahan belum selesai, simpan fail pada peranti dan ikut langkah cuba semula dalam aplikasi. Jangan terus menganggap pihak pejabat sudah menerimanya.
- Semak pasukan dan projek yang dituju.
- Semak status pemindahan selepas mengambil foto.
- Pastikan foto penting muncul dalam rekod pasukan.
- Maklumkan kepada orang seterusnya jika ada rekod yang hilang atau belum lengkap.
Sediakan set yang sesuai untuk penerima seterusnya
Pastikan semua rekod sumber tersusun, kemudian pilih foto yang diperlukan untuk semakan tertentu. Penyerahan kepada pelanggan tidak semestinya sama dengan sejarah penyelenggaraan dalaman. Sertakan konteks yang mencukupi untuk mencari kawasan kerja, menerangkan perubahan dan mengenal pasti perkara yang belum selesai. Semak keahlian dan pautan perkongsian apabila tanggungjawab kerja bertukar.