Begynn med leseren, ikke alle tilgjengelige felt
Spør hva neste person trenger for å identifisere dokumentasjonen. Et vedlikeholdsbilde kan trenge anleggsnummer og handlingsnotat. Et renholdsregister for flere steder kan trenge enhet og arbeidsfase. Hold dato og sted lesbare, og legg til detaljer som besvarer jobbens konkrete spørsmål. Flere felt gir ikke automatisk bedre dokumentasjon.
Bruk et lite felles ordforråd
Avtal prosjektnavn, utstyrsreferanser og statusord i laget. Behold samme betydning for «kontrollert», «reparert» og «venter på gjennomgang». En mal kan minne om hva som skal fylles ut, men den som tar bildet må fortsatt skrive riktige notater for besøket.
Prøv stemplet på ekte motiver
Ta et eksempel med Timeprint-oppsettet du vil bruke. Se på det på en telefon og eventuelt i en eksportert rapport. Kontroller lys og mørk bakgrunn. Stemplet skal kunne leses uten å skjule området som inspiseres. Endre størrelse eller plassering med valgene i appen.
- Kan mottakeren lese tidsstemplet?
- Identifiserer stedet riktig arbeidsområde?
- Er anleggs- eller oppgavereferansen kort og gjenkjennelig?
- Gir logoen nok plass til selve arbeidet?
Del formatet og se gjennom det over tid
Timeprint støtter deling av stempelmaler. Gi kollegene et felles utgangspunkt og se gjennom et lite utvalg reell dokumentasjon etter første jobb. Fjern ubrukte felt og klargjør felt som tolkes forskjellig. Hold malen rettet mot arbeidsdokumentasjon fremfor å gjøre hvert bilde til et overfylt skjema.