Dechreuwch gyda’r darllenydd, nid pob maes sydd ar gael
Gofynnwch beth sydd ei angen ar y person nesaf i adnabod y cofnod. Efallai bod llun cynnal a chadw angen rhif ased a nodyn gweithred. Efallai bod cofnod glanhau ar draws sawl safle angen uned a cham gwaith. Cadwch y dyddiad a’r lleoliad yn ddarllenadwy, yna ychwanegwch y manylion sy’n ateb cwestiwn penodol y gwaith. Nid yw mwy o feysydd yn creu cofnod gwell yn awtomatig.
Defnyddiwch eirfa fach gyffredin
Cytunwch ar enwau prosiectau, cyfeirnodau offer a geiriau statws ar draws y tîm. Cadwch yr un ystyr ar gyfer termau fel «wedi’i wirio», «wedi’i drwsio» ac «yn aros am adolygiad». Gall templed atgoffa pobl beth i’w lenwi, ond mae angen i’r person sy’n tynnu’r llun roi nodiadau cywir am yr ymweliad hwnnw o hyd.
Profwch y stamp ar olygfeydd go iawn
Tynnwch sampl gyda’r cynllun Timeprint rydych yn bwriadu ei ddefnyddio. Adolygwch ef ar ffôn ac, os yw’n berthnasol, mewn adroddiad wedi’i allforio. Gwiriwch gefndir golau a chefndir tywyll. Dylai’r stamp fod yn ddarllenadwy heb guddio’r ardal sy’n cael ei harchwilio. Newidiwch faint neu leoliad y cynllun gyda’r opsiynau sydd ar gael yn yr ap.
- A all y derbynnydd ddarllen y stamp amser?
- A yw’r lleoliad yn nodi’r ardal waith gywir?
- A yw cyfeirnod yr ased neu’r dasg yn fyr ac yn adnabyddadwy?
- A yw’r logo yn gadael digon o le i’r gwaith ei hun?
Rhannwch y fformat a’i adolygu dros amser
Mae Timeprint yn cefnogi rhannu templedi dyfrnod. Defnyddiwch hynny i roi man cychwyn cyson i gydweithwyr, yna adolygwch set fach o gofnodion go iawn ar ôl y swydd gyntaf. Tynnwch feysydd nad oes neb yn eu defnyddio ac eglurwch feysydd y mae pobl yn eu dehongli’n wahanol. Cadwch y templed yn canolbwyntio ar gofnodion gwaith yn hytrach na throi pob llun yn ffurflen orlawn.