Cytunwch ar y prosiect cyn y llun cyntaf
Penderfynwch beth sy’n cyfrif fel prosiect yn eich tîm: safle, ymweliad â chwsmer neu swydd benodol. Defnyddiwch yr un rheol ar draws y timau. Gall enw prosiect clir gynnwys cyfeirnod gwaith ac enw safle. Osgowch greu sillafiad newydd o’r un prosiect bob tro y bydd rhywun arall yn ymweld.
Defnyddiwch set fach o gyfeirnodau cyson
Rhowch y manylion sy’n gwahaniaethu rhwng lluniau tebyg yn y nodyn neu’r dyfrnod: uned, ased, cam gwaith a statws presennol. Cytunwch ar dermau arferol fel «cyn», «ar y gweill» a «wedi’i gwblhau». Peidiwch â defnyddio «wedi’i gwblhau» ar gyfer llun sy’n dangos cyrraedd yn unig. Mae geiriad cyson yn helpu adolygydd i ddeall y cofnod hyd yn oed heb fod ar y safle.
Gwnewch adolygu uwchlwythiadau yn rhan o’r trosglwyddo
Wrth ddefnyddio Timeprint TeamSpace, cadarnhewch y tîm a’r prosiect a ddewiswyd cyn anfon lluniau. Ar ddiwedd ymweliad, adolygwch a yw’r cofnodion disgwyliedig ar gael i’r tîm. Os oes trosglwyddiad heb ei gwblhau, cadwch y ffeiliau lleol a dilynwch broses ailgeisio’r ap yn hytrach na chymryd bod y swyddfa wedi’u derbyn.
- Gwiriwch y tîm a’r prosiect bwriedig.
- Adolygwch statws y trosglwyddiad ar ôl tynnu lluniau.
- Cadarnhewch fod y lluniau allweddol yn ymddangos yng nghofnod y tîm.
- Dywedwch wrth y person nesaf am unrhyw gofnod coll neu anghyflawn.
Paratowch set bwrpasol ar gyfer y person nesaf
Cadwch y cofnod gwreiddiol ehangach yn drefnus, yna dewiswch y lluniau sydd eu hangen ar gyfer yr adolygiad penodol. Nid oes rhaid i drosglwyddo i gleient a hanes cynnal a chadw mewnol fod yn union yr un fath. Cynhwyswch ddigon o gyd-destun i ddod o hyd i’r gwaith, egluro’r newid a nodi unrhyw beth sy’n dal heb ei gwblhau. Adolygwch aelodaeth a dolenni a rennir pan fydd cyfrifoldeb am y gwaith yn newid.